Kontoret for Indkøb

Kontoret for Indkøb varetager udbud og indgåelse af aftaler på varer og tjenesteydelser på vegne af Selvstyret. Kontorets mål er at effektivisere indkøb for at sikre bedre og mere konkurrencedygtige indkøb, der sikrer fornuftig brug af Selvstyrets ressourcer.

Kontoret for Indkøb er en central enhed, hvor der bliver lavet overordnede rammeaftaler, som kan benyttes i hele Selvstyret. Disse rammeaftaler laves i overensstemmelse med lovgivningen og Selvstyrets bestemmelser for indkøb. Når alle enheder i Selvstyret står sammen om deres indkøb, har vi en større volumen, og vi kan dermed opnå mere fordelagtige aftaler. Succes opnås derfor ved et samarbejde mellem Kontoret for Indkøb og alle enheder i Selvstyret.

Udover at udarbejde serviceaftaler for hele Selvstyret står Kontoret for Indkøb klar til at støtte alle departementer og underliggende enheder med deres indkøbsbehov og til at understøtte, vejlede eller bare drøfte indkøbssager med alle, der har lyst eller brug for det. Kontoret ønsker at støtte et godt samarbejde angående indkøb i Selvstyret, fordi vi opnår de bedste aftaler ved at være i dialog med brugerne, og for vi gerne vil modtage forslag til udarbejdelse af nye rammeaftaler og andre potentielle forbedringer.

Nanushop

Kontoret for Indkøb står for Nanushop, som er en vigtig del af vores effektiviseringsstrategi. Nanushop er Selvstyrets interne webshop hvor ansatte kan købe produkter fra leverandører, som Selvstyret har indgået aftaler med. Kontorets mål med Nanushop er at samle Selvstyrets indkøbsaftaler og at gøre det nemt at tilgå alle aftalerne på ét sted. Hermed indkøber Selvstyrets ansatte altid de rigtige produkter til de rigtige priser.

Nanushop kan endvidere tilgås af andre offentlige myndigheder og institutioner, der er part på de indgående aftaler. Kontakt kontoret for nærmere information herom.

Udbudsportalen

Kontoret for Indkøb står for Udbudsportalen, der er en fællesoffentlig udbudsportal, hvor alle udbud skal offentliggøres jf. udbudsloven. Udbudsportalen giver overblik over nuværende, kommende og afsluttede udbud. Selvstyrets indkøbsplan offentliggøres hvert år i form af kommende udbud.

Kontoret for Indkøb er ansvarlig for:

• De overordnede rammer for indkøbsvirksomhed i Selvstyret
• Udarbejdelse og indgåelse af rammeaftaler for hele Selvstyret ift. varer og tjenesteydelser
• Central koordinering og controlling på indkøbsområdet, herunder udarbejdelse af den årlige indkøbsplan for Selvstyret
• Udarbejdelse af regler og skabeloner for indkøb, udbud og kontrakter
• Udarbejdelse af indkøbsvejledninger
• Undersøgelse af eventuelt behov for nye aftaler
• Almindelig drift af Selvstyrets aftaler
• Opfølgning af Indkøbscirkulæret
• Opfølgning af cirkulære om aflevering af kontrakter
• Understøttelse af indkøbssager
• Udbudsportalen - Almindelig drift og relevante opdateringer, jf. udbudsloven
• Nanushop - Almindelig drift og opdatering af produkter og aftaler

Kontoret for Indkøb tilbyder:

• Rådgivning om udbudsprocessen og indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder kvalitetssikring af materiale eller udkast
• Rådgivning om relevant lovgivning inden for indkøbsområdet, f.eks. Udbudsloven
• Support til Udbudsportalen, f.eks. oplægning af udbud på portalen
• Support til Nanushop, f.eks. besvarelse af henvendelser, godkendelse af brugere, hjælp til at bruge Nanushop mv.

Lovgivning og cirkulærer

Kontoret for Indkøb er ansvarlig for at understøtte Selvstyret ift. de praktiske aspekter og konsekvenser af Udbudsloven, Indkøbscirkulæret og Cirkulæret om aflevering af kontrakter.

Udbudsloven

Udbudsloven fastlægger procedurerne for offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser i offentlige myndigheder og institutioner på kr. 500.000 eller derover.

Jf. udbudslovens § 2 skal alle indkøb af varer og tjenesteydelser med en værdi på kr. 500.000 eller derover i udbud – oplysninger om undtagelser findes i Udbudslovens § 2. Stk. 2. – Stk. 5. og § 3.

Tilbagevendende og hermed forudsigelige indkøb af lavere beløbsstørrelse er omfattet af loven, såfremt at kontraktperiodens varighed er over 12 måneder jf. § 5. Indkøb der købes, på en rammeaftale på 4 år vil således være udbudspligtige, når det årlige indkøb har en af værdi af 125.000 kr. eller derover.

Indkøbscirkulæret

Indkøbscirkulæret fastlægger procedurerne for offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser i Naalakkersuisuts centraladministration og underliggende enheder på kr. 250.000 eller derover.

Jf. Indkøbscirkulærets § 8 skal Kontoret for Indkøb koordinere udarbejdelsen af en årlig indkøbsplan på tværs af alle departementerne, som skal offentliggøres på Udbudsportalen. Departementerne er ansvarlige for at gennemføre en vurdering af kommende års indkøbsbehov af varer og tjenesteydelser på eller over kr. 250.000 i det enkelte departement og dets underliggende enheder.

Departementerne er forpligtede til at informere Kontoret for Indkøb om indkøb af varer og tjenesteydelser på eller over kr. 500.000 der opstår i årets løb, og som ikke er blevet meddelt i henhold til cirkulærets § 8.

Jf. Indkøbscirkulærets § 10 skal indkøb omfattet af indkøbscirkulæret og over kr. 250.000 konkurrenceudsættes, og man skal vælge den mest hensigtsmæssige udbudsform, f.eks. tilbudsindhentning.

Cirkulære om aflevering af kontrakter

Cirkulære om aflevering af kontrakter angående indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyret fastsætter rammerne for aflevering af relevante kontrakter med henblik på at effektivisere indkøbsområdet.

Departementerne skal jf. cirkulæret om aflevering af kontrakter afleverer en kopi af alle relevante kontrakter angående indkøb af varer- og tjenesteydelser, herunder IT- og telefoniområdet, til Kontoret for Indkøb.

Aftaler

Såfremt en eftersøgt vare eller tjenesteydelse indgår i en eksisterende indkøbsaftale, er det obligatorisk for Selvstyret eller andre offentlige myndigheder, der er part på aftalen, at benytte aftalen. Aftaler i 2022 inkluderer:

*Aftaler indgået af eller i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen.

OBS! På grund af IT-nedbruddet er aftalerne ikke længere synlige på Nanuaraq. Kontoret for Indkøb er i gang med at tilføje alle relevant oplysninger om aftalerne til Nanushop. Hvis de relevante oplysninger ikke kan findes, bedes du venligst kontakte Kontoret for Indkøb.

Kontoret for Indkøb kan kontaktes via e-mail eller telefon:

indkoeb@nanoq.gl

+299 34 55 64 (hverdage 10-15)

Skabeloner

Indkøbskontoret har udarbejdet en række skabeloner for indkøb, udbud og kontrakter, der kan anvendes. Skabelonerne holdes opdaterede med eventuelle ændringer.

• Prækvalifikationsbetingelser
• Udbudsbetingelser – Offentligt Udbud
• Udbudsbetingelser – Begrænset Udbud
• Udbudsbetingelser – Udbud med forhandling
• Erklæring for Udbud i Grønlands Selvstyre
• Standard konsulentaftale
• Aftale om varekøb